Cum imi aleg un contabil?
Pe langa o buna strategie, resurse umane si financiare, viziune si tact, pentru afacerea voastra mai aveti nevoie de o necunoscuta care va poate scuti de multe situatii si care trebuie sa fie alaturi de voi inca de la inceput: contabilul/contabila firmei voastre. De ce aveti nevoie de un/o contabil/a? Deseori apar modificari de lege si decizii care va obliga sa depuneti declaratii de toate felurile iar timpul vostru este limitat astfel incat nu puteti sta mereu cu ochii pe media pentru a afla schimbarile aparute si sa completati declaratiile in timp util si corect. O persoana avizata si care va poate ajuta este contabilul firmei voastre. Persoana care se va ocupa de cifrele firmei voastre, acte, poate si putina consultanta juridica trebuie sa fie de incredere si mai ales sa stii ca va puteti baza pe ea. Contabilul/contabila va poate ajuta inca dinainte de infiintarea firmei cand aveti dubii ce fel de firma sa infiintati (SRL-D/SRL/PFA/II), daca sa fiti platitor sau neplatitor de TVA.
Inainte de a incepe o colaborare, trebuie sa tineti cont de anumite aspecte importante:
- Membru CECCAR: Este indicat sa fie membru CECCAR sau faca parte dintr-o firma unde exista un contabil membru CECCAR, deoarece acestia au drept de semnatura pe acte si situatii contabile. In caz ca nu este, trebuie sa duceti actele la contrasemnare, la o alta contabila. In plus, un membru CECCAR este mereu informat si poate afla o informatie repede si cu o acuratete mai mare.
- Contract: trebuie sa va ofere un contract clar, cu obligatiile voastre si ale lui, cu termeni de finalizare si predare, cu clauze de confidentialitate si mai ales sa delimitati clar care sunt responsabilitatile lui si tariful perceput.
- Poate sa intocmeasca acte pentru resurse umane: Aveti nevoie de o persoana care sa va ajute si cu resursa umana, cu intocmire contracte, state de plata si alte contributii pe care le aveti. Nu va doriti sa angajati doua persoane mai ales cand pe resurse umane volumul de acte si munca va fi mic, de aceea trebuie sa tineti cont si de acest lucru.
- Este deschisa si comunicativa: Va doriti persoana care sa va explice pe intelesul vostru tot ce aveti de facut, care va v-a instiinta in momentul in care apare o situatie si nu o ascunde.
- Este ordonata: este foarte important sa aibe grija de actele voastre, sa le pastreze corespunzator si sa le gaseasca repede in cazul unui control. Nu uitati ca arhiva cu facturile si contractele firmei trebuie pastrata 10 ani si contractele de munca cu statele de plata timp de 50 de ani.
- Este de incredere: In timp ii veti preda din ce in ce mai multe responsabilitati. Acum, multe dintre declaratii se pot depune online dar sunt unele care necesita sa le depuneti in format fizic. De aceea e important sa aveti incredere in persoana respectiva si sa o puteti imputernici in relatia ta cu ceilalti terti si mai ales cu banca. In timp o puteti lasa sa faca platile si voi doar sa le autorizati pentru a salva din timp si a va ocupa cu altele care ajuta la cresterea afacerii voastre.
- Este transparenta: Va ofera un borderou la primirea si predarea actelor. La inceput, poate sa vi se para ca nu e important, dar de fapt conteaza. Trebuie sa stiti ce acte are persoana respectiva si ce acte au ramas la voi. In timp veti uita, astfel ca un borderou va va ajuta si va evita diferite confuzii. De asemenea, este esential si in ceea ce priveste banii daca ii veti permite sa va faca platile.
- Va poate consilia juridic: Veti avea nevoie de sfaturi in intocmirea contractelor sau a diferitelor conflicte comune cu diferiti terti sau institutii publice. Este necesar ca acea persoana aleasa de voi sa va poata oferi un minim de asistenta juridica.
- Are cunostine de IT: Poate sa vi se para neimportant la prima vedere dar declaratiile si bilanturile incep sa se mute din ce in ce mai mult in sfera online decat offline. De asemenea, contractele cu diferiti furnizori publici necesita completarea semestriala sau anuala a unor rapoarte in diferite platforme. Aveti nevoie de o persoana care sa inteleaga minim-ul de IT si sa stie ce sa faca in astfel de situatii.
- Analizeaza periodic contabilitatea: Face verificari constante, va urmareste traiectoria banilor si mai ales va avertizeaza daca ceva nu e in regula si va ajuta sa remediati situatia.
Cele 10 puncte mai sus mentionate nu sunt singurele care trebuiesc urmarite. Am mai putea adauga sa fie aproape de biroul sau punctul de lucru astfel incat sa va puteti intalni fata in fata nu doar sa comunicati la telefon, sa fie flexibila in ceea ce priveste datele cand predai actele. In ultimul rand, nu uitati sa va bazati pe intuitie in ceea ce priveste persoana din fata voastra si pe cata empatie exista intre voi.