Ce este fleet management?

Datorită dezvoltării mediului business, noi necesități au apărut în materie de eficientizare și productivitate astfel încât firmele să fie competitive; acest lucru a determinat diversificarea pieței serviciilor, iar printre serviciile oferite se regăsesc și cele de administrare a flotei auto – fleet management.

Cui ii este destinat acest tip de serviciu?

Dacă ai o firmă cu o flotă auto semnificativă și care contribuie substanțial la afacerea ta (așa cum se întâmplă în cazul multor firme din comerț, transport, curierat, construcții etc), administrarea și costurile acesteia este cu siguranță un aspect important. O soluție pentru o administrare mai eficientă a flotei auto constă în externalizarea acestor servicii, pentru care poți plăti unei firme specializate o sumă fixă lunară, sub formă de abonament, contra unor servicii de fleet management.

Care sunt serviciile de fleet management?

Pentru a înțelege mai bine acest concept, în rândurile de mai jos vom enumera 10 servicii de management al flotelor auto care pot fi oferite:

1. Servicii de administrare a dosarelor auto – presupun întocmirea și menținerea la zi a dosarelor auto ce cuprind documente privind identificarea, înmatricularea și utilizarea vehiculului (asigurare, impozite și taxe etc), precum și istoricul reviziilor, reparațiilor, daunelor și a altor evenimente de natură tehnică.
2. Managementul obligațiilor fiscale – se referă la întocmirea și depunerea tuturor declarațiilor fiscale, precum și achitarea impozitelor și taxelor aferente flotei auto în numele clientului.
3. Managementul obligațiilor legale – are în vedere înmatricularea sau radierea vehiculului, întocmirea polițelor RCA, notificarea clientului cu privire la necesitatea efectuării anumitor inspecții (ITP) etc.
4. Managementul asigurărilor – presupune negocierea unor condiții de asigurare avantajoase în vederea încheierii contractelor de asigurare (RCA, CASCO), achitarea primelor de asigurare aferente, precum și menținerea legăturii directe cu firma de asigurări.
5. Servicii de mentenanță – acestea au în vedere utilizarea unei rețele de service-uri profesioniste, la prețuri preferențiale, care să ofere suport în cazul reparațiilor, schimbului de anvelope și a altor piese consumabile, reviziilor etc.
6. Servicii de tractare – vehiculele care vor necesita tractare vor fi transportate către unul din service-urile incluse în rețeaua oferită clientului.
7. Managementul combustibililor – oferirea de carduri de combustibil și servicii de spălătorie auto la tarife preferențiale.
8. Call center 24/7 – oferirea de asistență rutieră non-stop, servicii de tractare sau alte intervenții de natură tehnică pentru utilizatorii vehiculelor din flota auto.
9. Monitorizare GPS – posibilitatea montării de sisteme de supraveghere GPS.
10. Consultanță la achiziții / vânzări – presupune consilierea clientului în ceea ce privește achizițiile de noi vehicule, dimensionarea și configurarea flotei auto în funcție de specificul și mărimea business-ului, negociere cu furnizorii, precum și asistență în valorificarea autovehiculelor vechi ce urmează a fi înlocuite.

Care sunt avantajele serviciilor de fleet management?

• Economie de timp și de resurse umane implicate în activitatea de administrare a flotei auto (externalizarea acestor servicii către terțe părți și nu propriilor angajați, facturarea centralizată etc).
• Planificarea cu o mai mare predictibilitate a costurilor aferente flotei auto (prin stabilirea unei sume lunare fixe pentru aceste servicii).
• Obținerea unor prețuri avantajoase la o gamă largă de servicii auto, precum prime de asigurare, combustibili, prețuri la service-urile din rețea (firmele de fleet management negociază prețurile pentru un număr foarte mare de vehicule, ceea ce face ca prețurile să fie mult mai reduse).
• Obținerea unui control eficient al flotei auto în aspecte de natură administrativă, fiscală, financiară, tehnică, datorită oferirii acestor servicii de o firmă specializată pe acest tip de serviciu.
• Asistență telefonică permanentă .
• Situații actualizate cu privire la istoricul flotei auto și a costurilor implicate pentru administrarea acesteia.

Care sunt dezavantajele serviciilor de fleet management?

• Un dezavantaj poate constitui plata abonamentului pentru serviciile de fleet management, indiferent de frecvența intervențiilor pentru mașini (cum ar fi reparațiile, spre exemplu).
• Externalizarea unui departament care poate uneori iti determina punctele forte ale afacerii nu este tot timpul cea mai buna decizie.
• Comunicarea uneori precara
• Mai gasesti tu ceva aici 😛 Think.

Ce opțiuni mai am pentru administrarea flotei auto?

În cazul în care consideri că serviciile de fleet management nu sunt potrivite afacerii tale pentru moment, îți recomandăm utilizarea unor soft-uri gratuite sau cu plată pentru administrarea flotelor auto. Mai jos am identificat câteva programe utile:

• MyCar-Monitor – acesta este un soft gratuit (poate fi inslalat și în limba română) dedicat persoanelor fizice sau firmelor cu un număr redus de vehicule și care permite înregistrarea anumitor înformații privind istoricul vehiculelor (consum combustibil, mentenanță, revizii, anvelope etc) și care poate oferi notificare pentru plăți de asigurări, revizii ș.a.
• Asistent Auto – este un soft care păstrează detaliile despre vehicule (combustibil, foi de parcurs, notificări privind expirarea polițelor de asigurare, rapoarte privind activitatea sau istoricul vehiculelor etc); timp de o lună poate fi testat gratuit.

Serviciile de fleet management/soft-urile auto pot fi o soluție utilă de administrare a flotei pe care o deții. Firmele de acest tip oferă produse și servicii tot mai complexe, care să satisfacă necesitățile în continuă schimbare ale clienților.